Optimiert Business Intelligence die Kostenrechnung?

Darstellung eines Lösungsansatzes bei einem produzierenden Unternehmen

Ausgangssituation

Eine Frage, die sich viele Unternehmen stellen oder stellen sollten, ist die nach einer gerechten Umlage der Kosten auf die jeweiligen Kostenträger.

Mit dieser Frage hat sich auch ein Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe befasst. Lange wurde das Controlling von einem externen Controller übernommen, ohne näher auf die Daten und Ergebnisse einzugehen oder diese mit der Geschäftsleitung zu diskutieren. Aufgrund der Unschärfe der Kennzahlen und Ergebnisse suchte der Geschäftsführer nach Lösungen, um sein Unternehmen besser und mit valideren Daten steuern zu können. Dieses Ziel hatte zur Konsequenz, dass eine neue Controllingstruktur eingeführt wurde.

Eine neue externe Controllerin konnte gewonnen werden, die die Zahlen und Daten der Firmengruppe im Detail analysierte. Sie war jeden Monat für 3-4 Tage vor Ort, um den Monatsabschluss interkativ zu begleiten. Heute hilft die neu geschaffene Controllingstruktur mit den aussagekräftigen Auswertungen und Analysen, diesen Prozess deutlich zu beschleunigen. Der Abschluss ist nun 5 Tage früher fertig und benötigt dank der neu geschaffenen Struktur noch 1-2 Tage.

Die Unternehmensgruppe besteht aus insgesamt sechs Gesellschaften, wobei drei reine Vertriebsgesellschaften sind und die anderen drei sowohl produzieren als auch vertreiben.

Schnell wurde mittels der Auswertungen im ERP-System, Microsoft Dynamics AX, festgestellt, dass die Umlagen auf die einzelnen Vertriebsgesellschaften und somit auf die Produkte ungerecht verteilt wurden. Eine detaillierte Analyse war jedoch nur mit viel Aufwand verbunden und somit keine tragbare Option.

Die Lösung – Geschaffene Mehrwerte in der Praxis

Um eine größere Transparenz herstellen zu können, wurden ein Business Intelligence (BI)-Tool installiert, das sowohl die Kostenstruktur als auch die Positionshierarchie in einem Bericht vereint. Seither kann die Controllerin genau analysieren, welche Kosten auf welche Kostenträger verteilt werden. Durch die geschaffene Transparenz konnte die gesamte Kostenstruktur und -verteilung optimiert werden.

Das führte dazu, dass einzelne Tochtergesellschaften mehr Kosten übernehmen mussten und somit auch die Produktpreise erhöht wurden. Diese notwendigen Preisanstiege wurden sogar sehr gut von den Kunden angenommen, da die dafür verantwortlichen gestiegenen Rohstoffkosten direkt den einzelnen Produkten zugeordnet werden konnten und damit nachvollziehbar waren. Auch wurden Produkte identifiziert, die keinen positiven Deckungsbeitrag geleistet haben und somit aus dem Sortiment genommen wurden, was sich direkt positiv in den BWA ausgewirkt hat.

Fazit

Die Investition in eine professionelle, von einem BI-Tool gestützte Controllingstruktur, hat sich schon in kürzester Zeit amortisiert und bringt jetzt bares Geld für das Unternehmen. Durch eine agile Projektmethodik konnten in kurzer Zeit weitere Auswertungen im Unternehmen integriert werden, die unter anderen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter eine besserer Kontrolle und Übersicht über ihre Kunden haben – und das mandantenübergreifend und höchst flexibel. Der Vorteil dieser Berichte wird besonders deutlich, wenn man bedenkt, dass durch die neu gewonnene Transparenz die Geschäftsleitung nun über jeden Debitor oder Kreditor sämtliche Details auf Knopfdruck erhält, was natürlich einen enormen Vorteil bei Verhandlungen bringt. Dank der neuen Strukturen und des BI-Systems findet der Monatsabschluss nun sieben Tage früher statt, was unter anderen zu positiven Reaktionen der Banken geführt hat.

Haben Sie ähnliche Erfahrungen gemacht? Wie haben Sie die Herausforderung der Umlagen-Verteilung in Ihrem Betrieb gelöst? Mit welchen Umlagen Szenarien arbeiten Sie? Über eine Diskussion mit Ihnen freue ich mich.

Kontakt: Oliver Tovar, Consultant Rödl Reporting, Rödl Dynamics AG, Oliver.Tovar@roedl.com